Kun Länsimetron toisen vaiheen rakentaminen aloitettiin, painoi harteilla ensimmäisen vaiheen myöhästymisestä saatu negatiivinen huomio. Organisaatio otti kuitenkin palautteista opiksi ja mullisti koko tapansa toimia. Toisen vaiheen johtamista varten omaksuttiin big room -malli, jonka yhteyteen kehitettiin lisäksi Suomen mittakaavassa ainutlaatuinen tilannehuone. Siellä jokainen big roomissa työskentelevä ja vieraileva pääsee seuraamaan jatkuvasti päivittyviltä kosketusnäytöiltä massiivisen hankkeen etenemistä ja ennusteita.
Piwootilla on ollut kunnia olla kehittämässä ja toimittamassa tilannehuoneen sähköistä alustaa.
Tilannehuoneen
näkyvin osa, sen ruuduilla esiintyvät raportointinäkymät, ovat Piwootin huomattavin osuus.
Tilannehuone on muodostanut osan Länsimetron big roomia talvesta 2018 asti. Kymmenen suurta kosketusnäyttöä täyttää huoneen seinät ja niistä jokainen esittää tuoretta tietoa valtavan projektin etenemisestä.
Käynnissä on seitsemän hankkeen pääosaa, joista jokainen on arvoltaan 50 miljoonaa euroa sekä lukuisia sivu-urakoita. Länsimetron toiseen vaiheeseen osallistuu yhteensä 38 urakoitsijaa sekä toimittajaa louhintaurakoitsijoista kokonaisiin järjestelmätoimittajiin. Kaikilta heiltä kerätään hankkeen etenemiseen liittyvää tietoa, joka jatkojalostetaan ja visualisoidaan tilannehuoneen näytöille. Mutta ymmärtääkseen tilannehuoneen merkityksen, on ymmärrettävä projektin toteutusajatusta sekä tähän ajatukseen tulleita muutoksia projektin tilanteesta.
Kaikki projektiin osallistuvat tahot sitoutuvat yhteistoimintaan ja yhteisiin tavoitteisiin. Myös palkitseminen perustuu kokonaisuuden onnistumiseen ja yhdessä kannettuun vastuuseen.
Kiinteä osa projektia on big room -toimintatapa, joka tarkoittaa sitä, että eri osapuolet työskentelevät samassa tilassa ja tiiviissä yhteistyössä. Länsimetron big room -malli onnistui niin hyvin, että Projektiyhdistys Ry palkitsi sen vuoden projektiteoksi 2018.
"Eri urakoiden yhteen sovittamisen ja testausvaiheen monimutkaisuus ja pituus tulivat tutuiksi ensimmäisen vaiheen aikana ja nämä oli pakko korjata toisessa vaiheessa. Löydetty ratkaisu oli projektijohtourakoinnin big room -toimintapa ja tilannejohtamisen malli. Tilannehuone toimii projektijohtamisen ja sen eri osa-alueiden työkaluna, mutta sitä voisi kuvailla myös big roomin ja koko hankkeen hermokeskukseksi", kertoo Länsimetro Oy:n viestintäjohtaja Satu Linkola.
Tilannehuoneen idea syntyi tarpeesta johtaa hanketta kokonaisvaltaisesti tiedolla. Alusta asti mukana luomassa, kehittämässä ja synnyttämässä on ollut Länsimetron tilannekeskuspäällikkö Timo Heiskanen, joka yhdisteli urakoitsijoilta ja toimittajilta saamiaan Excel-raportteja yhteen koontiraporttiin ja tulosti näistä tilannekuvan paperinäkymän seinille.
Tämän ensimmäisen version tuoma lisäarvo havaittiin nopeasti big roomissa työskentelevien keskuudessa ja Piwoot astui mukaan kuvioon kehittämään tilannehuoneen konseptia edelleen yhdessä Heiskasen kanssa ja luomaan automaation mahdollistavaa sähköistä alustaa sen taustalle.
"Tilannehuoneen suurin arvo on siinä, että se tuo kaiken kokonaishanketta koskevan datan yhteen ja mahdollistaa siten tietoon perustuvan päätöksenteon kaikille osapuolille yhdessä ja erikseen. Jotta tämä olisi mahdollista, tarvitaan sähköinen alusta, sillä käsiteltävä tieto on pirstaleista. Pelkkä data-analytiikkatyökalu ei riitä, vaan tarvitaan ratkaisu datan keräämiseksi, puhdistamiseksi ja esittämiseksi, tulkitsemiseksi sekä viestimiseksi. Tämän koko prosessin Piwoot toi pöytään", Heiskanen toteaa, ja jatkaa ”on hyödynnettävä nykyaikaisia työkaluja ja datalla johtamisen ajatusta, faktaa ja tietokoneen kapasiteettia poistaa turhaa käsityötä prosessista”
Piwootin toimittama sähköinen alusta tarjoaa teknisen toteutuksen Heiskasen visiolle. Alusta on kokonaisratkaisu, joka tarjoaa automaationa kaikki ne datan jatkojalostamisen ja siivoamisen vaiheet, jotka tehtiin aiemmin käsityönä. Myös käsiteltävä data, eli eri urakoitsijoiden ja toimittajien tuottamat raportit, toimitetaan suoraan alustaan.
Lopulta tämä kaikki johtaa tilannehuoneeseen, seksikkäimpään osaan Piwootia. Voimme tarjota teille tämän koko konseptin tai osia siitä, riippuen teidän tarpeestanne.
"Meidän ratkaisussamme on kyse tiedolla johtamisen välineestä ja sen taustalla on ymmärrys datan luonteesta ja merkityksestä. Meillä on hienoja asiantuntijoita kehittämässä ratkaisua ja olen erittäin ylpeä tiimistämme", sanoo yksi Piwoot Oy:n perustajista Stefan Sundell ja jatkaa:
"Länsimetro on poikkeuksellisen suuri hanke ja siihen osallistuminen on kasvattanut omaa osaamistamme ja ymmärrystämme valtavasti. On ollut hienoa olla osana tätä tarinaa, nähdä projektin saamat tunnustukset ja tietää, että olemme itsekin vaikuttaneet sen onnistumiseen."
