WeAre Solutions on pieni, mutta nopeasti kasvava digitaalisia palveluita tarjoava yritys. Heidän arvoihinsa kuuluu avoimuus ja läpinäkyvyys organisaation sisällä. Tämän toteutuminen kuitenkin vaarantui tiedon alkaessa siiloutua yrityksen kasvun mukana. Nyt Piwoot tarjoaa heille kasvuyrityksen tarpeisiin skaalatun Tilannehuoneen, jonka avulla läpinäkyvyys varmistetaan organisaation kaikilla tasoilla.
WeAre Solutions on liiketoiminnan digitalisoinnin sekä pilviympäristöjen ylläpito- ja kehityspalveluja tarjoava kotimainen kasvuyritys. Vuodesta 2015 toiminut yritys työllistää kokoaikaisesti vajaat 20 henkeä, jonka lisäksi yrityksen palveluksessa on joukko alihankkijoita.
WeAre Solutions:in yrityskulttuuriin kuuluu tiedon avoimuus. Henkilöstömäärän kasvaessa kuitenkin havaittiin, ettei osa tiedosta ollut enää helposti saatavilla ja kaikkien nähtävillä. Tieto hajaantui useaan eri järjestelmään, jolloin kokonaiskuvan muodostaminen oli haasteellista.
Sama ilmiö havaittiin sekä yrityksen johdossa että työntekijöiden keskuudessa.
Ensimmäisenä läpinäkyvyyden heikentymiseen havahtui yrityksen johto. Muun muassa johdon raportit, myynnin kehitys, talousnäkymät, projektinhallinta ja projektien resursointi olivat hankalasti saatavilla, jolloin kokonaistilanteen hahmottaminen vaati käsityönä tehtävää tietojen yhdistelyä.
Henkilöstön keskuudessa sama haaste ilmeni siten, etteivät omaan työhön vaikuttavat seikat, kuten projektien statukset yritys-, tiimi- ja yksilötasolla, kertyneet lomapäivät ja käyttämättömät lounasetuudet olleet helposti nähtävissä.
Lassi Henriksson toimii WeAre Solutionsin Chief Technology Officerina ja hän ymmärsi tilanteen vakavuuden nopeasti.
“Tilanne oli meillä vielä toistaiseksi hallussa, mutta oli nähtävissä, että tiedon hajaantuminen paheni samaa vauhtia yrityksen kasvun kanssa. Kun samankaltaiset haasteet uhkasivat heikentää työntekijöidemme edellytyksiä toimia ja viihtyä työssään, oli selvää, että asialle piti tehdä jotain.”
”Piwootin avulla pystyimme kokoamaan kaiken relevantin tiedon yhteen paikkaan, joka tarjoaa meidän koko porukalle 360° näkymän tilanteeseen niin yritys-, tiimi- kuin yksilötasolla,” Henriksson kertoo.
WeAre Solutions:illa on käytössään kasvuyrityksen tarpeisiin sovitettu Tilannehuone-konsepti, jossa yhdeltä kosketusnäytöltä löytyy Dashboard-näkymät kaikkien tarpeisiin. Sama näkymä on saatavilla myös millä tahansa muulla internet-yhteydellä varustetulla päätelaitteella.
Jatkuvasti päivittyvät Dashboardit sekä taustalla vaikuttavat tiedonkeruumenetelmät, muokkaukset ja ulkoasu määriteltiin yhdessä WeAre Solutions:in henkilökunnan kanssa.
Nyt WeAre Solutions:in johto ja työntekijät näkevät sekunneissa yrityksen tilanteen ja jokaisella on aina oman työnsä hoitamiseen vaadittava tieto heti saatavilla.
”Tilannehuone, tai pienemmässä mittakaavassa Tilannekuva, voidaan jakaa mihin tahansa ruutuun tai näkymään, kännykästä videotykille. Ajatuksenamme on, että kaiken tulee olla loppukäyttäjälle mahdollisimman helppoa”, kuvailee Piwoot Oy:n myynnistä ja markkinoinnista vastaava Teo Kohonen.
Tilannehuone näyttää ison kuvan senhetkisestä tilanteesta, mutta sisältää myös yksityiskohtaiset taustatiedot, joita voi halutessaan myös tutkia Dashboard-näkymistä.
”Meidän aiemmat haasteemme tiedon avoimuudesta ja relevantin tiedon ‘hukkumisesta’ datavirtaan katosivat Tilannehuoneen käyttöönoton myötä. Dashboardit ja raportointi ohjaavat sekä korjaavat toimintaa, jolloin koko henkilökunta voi keskittyä olennaiseen,” Henriksson kuvailee.
Piwoot sisältää sisäänrakennetun kommunikaatioratkaisun, jonka avulla jokainen työntekijä voi helposti kommentoida omaa tai yrityksen tilannetta sekä osallistua päätöksentekoon keskustelun kautta. Jokainen käyttöoikeuden omaava henkilö näkee kommentit ja on oikeutettu osallistumaan keskusteluun.
”Tämä on vahvistanut avoimen keskustelun kulttuuria matalan hierarkian organisaatiossamme. Emme ole yritys, jossa ylin johto tekisi päätöksiä kuulematta työntekijöiden mielipiteitä, mutta tällaisten foorumien järjestäminen ei aiemmin ollut ihan helppoa. Yksi Piwootin tuomista lisähyödyistä onkin ollut se, että sen kautta jokainen voi luontevasti tuoda äänensä kuuluviin oikeassa kontekstissa,” Henriksson sanoo.
Jokainen työntekijä näkee Tilannekuvan avulla omat projektinsa ja projektien tilanteen sekä niiden ennusteen. Tämän ansiosta jokaisella on mahdollisuus havaita ja raportoida mahdolliset haasteet tai virhearviot esimerkiksi projektisuunnittelussa tai resursoinnissa.
”Yrityksen johto ei aina ehdi tai osaa ajatella asiaa jokaisesta näkökulmasta. Tällöin virhearvioita väistämättä tulee. Koska Piwootin avulla erilaisten näkökulmien osoittaminen on helppoa, on tilanteiden korjaaminen myös vaivatonta,” kertoo Henriksson ja jatkaa:
”Tyypillisiä esimerkkejä ovat esimerkiksi resursointiin liittyvät haasteet: joskus työmäärät jakautuvat epätasaisesti ihmisten välillä. Tämän osoittaminen ja tilanteen korjaaminen on meillä Piwootin ansiosta helppoa.
Konsulttiliiketoiminnassa on tyypillistä myös se, ettei työmäärä ole tasainen ympäri vuoden. Piwootin avulla näemme, milloin painetta tulisi asettaa myyntiin ja milloin taas on tarvetta rekrytoida lisää tekijöitä.”
Piwootin Tilannehuone-konsepti on otettu WeAre Solutions:illa ilolla vastaan. Tilannehuoneen käytön helppoutta ja tiedon ajantasaisuutta ovat kiitelleet niin työntekijät kuin yrityksen johtokin.
”Ajan- ja vaivansäästö on ollut huomattavaa,” toteaa Lassi Henriksson ja jatkaa: ”Olemme olleet erittäin tyytyväisiä ja yhteistyömme on monipuolistunut ajan myötä. Ihmiset ovat tehokkaita unohtamaan asioita, etenkin kiireessä.”
”Piwootin automaation avulla ihmiset voivat jättää osan asioista automaation huoleksi ja keskittyä tehtäviin, joissa heitä tarvitaan eniten. Dataa voi tutkia nopeasti, siirtyä eteenpäin ja palata takaisin dataan heti sitä tarvitessaan.”